Resposta rápida
No app do WhatsApp Business, entre em Configurações, depois Ferramentas comerciais. Ali ficam a Mensagem de saudação, que responde quem chama pela primeira vez, e a Mensagem de ausência, que responde fora do horário que você definir. Escreva o texto, escolha pra quem ela vai e salve. Ela avisa que a mensagem chegou, mas não responde a dúvida do cliente.
A mensagem automática é o primeiro passo de qualquer atendimento no WhatsApp. Ela é gratuita, leva cinco minutos pra configurar e evita que o cliente fique no vácuo. Aqui está o passo a passo, os textos prontos e o limite dela.
Onde fica a mensagem automática no WhatsApp Business
Tudo fica no aplicativo do WhatsApp Business, no celular:
- Abra o WhatsApp Business.
- Toque nos três pontinhos (Android) ou em Configurações (iPhone).
- Entre em Ferramentas comerciais.
Ali estão as três ferramentas de automação do app: Mensagem de saudação, Mensagem de ausência e Respostas rápidas. Os nomes podem mudar um pouco de uma versão do app pra outra, mas ficam sempre nessa área.
Se você usa o WhatsApp comum, essas opções não existem. O WhatsApp Business é gratuito, e dá pra passar o seu número pra ele mantendo as conversas.
Como fazer a mensagem de saudação
É a que responde quem te chama pela primeira vez, ou quem está sem falar com você há 14 dias.
- Em Ferramentas comerciais, toque em Mensagem de saudação.
- Ative Enviar mensagem de saudação.
- Toque na mensagem e escreva o seu texto.
- Em Destinatários, escolha se vai pra todos, pra quem não está nos contatos ou pra todos menos alguns.
- Salve.
Exemplo de mensagem de saudação:
Oi! Aqui é da Clínica Exemplo. Recebi a sua mensagem e já te respondo. Se quiser adiantar, me conta o que você procura e o melhor dia pra você.
Como fazer a mensagem de fora do horário
É a Mensagem de ausência, que responde automaticamente quando você não está atendendo.
- Em Ferramentas comerciais, toque em Mensagem de ausência.
- Ative Enviar mensagem de ausência.
- Escreva o texto.
- Em Programar, escolha Fora do horário comercial. Pra isso funcionar, o horário de atendimento precisa estar preenchido no Perfil comercial. Também dá pra escolher Sempre enviar ou um horário personalizado, como férias.
- Escolha os destinatários e salve.
Exemplos de mensagem de fora do horário:
Oi! Nosso atendimento é de segunda a sexta, das 8h às 18h. Amanhã às 8h eu te respondo. Pra ver os serviços e marcar sozinho, é só entrar em exemplo.com.br.
Oi! Estamos fora do horário agora, mas a sua mensagem chegou. Te respondo na segunda de manhã. Se for urgente, liga no (00) 0000-0000.
Exemplo pra férias ou feriado:
Oi! Estamos de recesso até o dia 6. Voltamos no dia 7 e respondo todo mundo por ordem de chegada. Obrigado pela paciência.
Respostas rápidas: o atalho pra quem digita tudo de novo
As Respostas rápidas não são automáticas, mas economizam muito tempo. Você salva um texto com um atalho, tipo /preco ou /endereco, e na conversa é só digitar a barra pra ele aparecer. Serve pras perguntas que chegam todo dia.
O que a mensagem automática não resolve
Ela manda sempre o mesmo texto. Avisa que a mensagem chegou e quando você responde. Não responde a dúvida.
A pessoa perguntou se você atende sábado, se aceita cartão, se tem horário essa semana. Ela continua sem resposta, e continua com o celular na mão, chamando mais dois lugares. Quem responde primeiro costuma levar o cliente.
Por isso, faça a mensagem trabalhar: diga o horário exato do retorno, coloque o link com os serviços e a agenda, e dê um caminho pra pessoa resolver sozinha.
Quando passar pra um atendimento automático com IA
Se chegam muitas mensagens fora do horário, ou se a equipe passa o dia respondendo as mesmas perguntas, o próximo passo é um chatbot com IA ligado ao seu número. Ele responde a pergunta que a pessoa fez, com as informações do seu negócio, consulta a agenda e marca o horário. De manhã, você recebe só o que precisa de você.
Uma forma simples de decidir: durante uma semana, anote quantas pessoas chamaram fora do horário e quantas sumiram depois da sua resposta no dia seguinte. Multiplique as que sumiram pelo valor de um cliente novo. É isso que a mensagem automática sozinha está deixando passar.
Na VirtuoKingdom, a gente monta esse atendimento com IA na API oficial do WhatsApp. Se quiser fazer essa conta com a gente, a conversa começa no WhatsApp.
Perguntas que chegam junto com essa
- Dá pra colocar mensagem automática no WhatsApp normal?
- Não. A mensagem de saudação e a de ausência são do WhatsApp Business, o app gratuito pra empresas. Dá pra migrar o seu número pro Business sem perder as conversas.
- A mensagem automática do WhatsApp Business não está funcionando. O que fazer?
- Confira se ela está ativada, se o horário programado está certo e pra quem ela foi configurada. A mensagem de saudação só vai pra quem nunca falou com você ou está sem falar há 14 dias, então pra um contato antigo ela não aparece mesmo.
- Consigo configurar a mensagem automática pelo WhatsApp Web?
- A configuração é feita pelo aplicativo do WhatsApp Business no celular. Depois de ativada, ela funciona mesmo se você estiver usando o WhatsApp Web.
- A mensagem automática responde a dúvida do cliente?
- Não. Ela manda sempre o mesmo texto. Pra responder a pergunta que a pessoa fez, com a informação certa, é preciso um chatbot com IA ligado ao seu número.
Jessé Gomes
Desenvolvedor full-stack, de Governador Valadares. Construo os sites, os sistemas e os agentes de IA que descrevo aqui. Quem chama a VirtuoKingdom fala comigo. Saiba mais.